Jednou zo základných úloh reportov je previesť dáta do stráviteľnej podoby, ktorá používateľovi umožní prijímať rýchlejšie a kvalifikovanejšie rozhodnutia. Zároveň by mali pomáhať zvyšovať produktivitu a viesť firmu správnym smerom. V praxi sa však nezriedka stáva, že reporting brzdí používateľov a produktivitu tak skôr znižuje… Chcete byť na vysokokonkurenčnom trhu rastúcim hráčom? Získajte spoľahlivý a výkonný reportovací nástroj. Kvalitné, prehľadné a ľahko dostupné dáta sú pre správne fungovanie podniku naozaj zásadné.
Čo zahŕňa NetSuite Analytics & Reporting?
NetSuite Analytics & Reporting vám umožňuje sledovať fungovanie firmy z prevádzkového a finančného hľadiska. Vďaka širokej škále analytických nástrojov systém sprístupňuje používateľom všetky požadované informácie v reálnom čase. To všetko vďaka centralizácii v rámci jednej databázy a v plne customizovanej podobe pre operatívne aj strategické potreby. K dispozícii je hneď niekoľko variantov reportovacích nástrojov, vďaka ktorým si môžete výsledný report kedykoľvek upraviť podľa vlastných potrieb, bez potreby znalosti akéhokoľvek databázového jazyka. Reportovaciu štruktúru NetSuite možno rozdeliť do dvoch oblastí – NetSuite SuiteAnalytics and Reporting Tools a NetSuite Data Warehouse.
NetSuite Data Warehouse je dátový sklad, ktorý je vopred zabudovaný do systému a slúži na ukladanie a združovanie dát z viacerých zdrojov a funkčných oblastí na jedno miesto. Zároveň umožňuje distribúciu týchto dát na účely reportingu. Dátový sklad je priamo prepojený s vyššie uvedenými reportovacími nástrojmi.
Nástroje SuiteAnalytics a Reporting Tools predstavujú „frontend“ architektúry reportov – to, čo vidíte a s čím pracujete vy ako používatelia. Jednotlivé nástroje vám opíšeme nižšie v texte. Všetky tieto nástroje sú postavené na dátovom sklade, z ktorého čerpajú spracovávané informácie. Každý z nástrojov ponúka interaktívne spracovanie dát v rôznych formách: jednoduché tabuľky, štruktúrované prehľady, grafy alebo kontingenčné tabuľky, prípadne prehľadnú súhrnnú stránku obsahujúcu informácie z viacerých zdrojov.
Rámcovo existuje 5 rôznych variantov, ako pracovať s dátami v NetSuite (každý s potenciálne odlišným využitím). Všetky varianty sú využiteľné pre potreby všetkých úrovní pracovníkov v celej spoločnosti (od top manažmentu až po napr. pracovníkov v sklade alebo vo výrobe). V rámci celej architektúry NetSuite ich súhrnne označujeme ako SuiteAnalytics. Možnosť archivácie, analýzy, prípadne reporting v systéme alebo v aplikácii tretej strany zaisťuje Suite Analytics Connect.
Dashboards: NetSuite je systém, ktorý je ovládaný na princípe používateľských rolí (role-based). Každý jednotlivec si môže zostaviť vlastnú personalizovanú domovskú stránku, tzv. Dashboard. A to v každej role, ktorá mu je priradená. Prostredníctvom rôznych portletov vám tak môže slúžiť na zobrazenie najdôležitejších metrík, KPI a rýchlych prehľadov ihneď po prihlásení. Užitočné môžu byť aj tzv. remindery, ktoré vás upozornia na preddefinované úlohy a činnosti (napr. Objednávky na vyskladnenie, fakturáciu). Usporiadanie a voľba zobrazovaných dát je plne na každom používateľovi a závisí aj od rozsahu prístupu k informáciám, ktorý je danému používateľovi v jeho role priradený.
Reports: NetSuite ponúka množstvo prednastavených štandardných reportov s možnosťou prekliku na bližší detail. V prípade špecifickejších požiadaviek si môžete reporty upraviť podľa svojich potrieb a rozšíriť rozsah zobrazovaných informácií, pričom počet upravených variantov nie je nijako obmedzený. Systém ponúka prehľadnú, flexibilnú, štruktúrovanú a používateľov navigujúcu formu zobrazovania potrebných dát na viacerých úrovniach. K dispozícii sú aj Financial reports, ako napríklad výkaz ziskov a strát, súvaha a iné.
Saved Searches: Umožňujú používateľsky jednoduchú a efektívnu tvorbu rýchlych prehľadov v trochu odlišnej podobe ako vyššie zmienené reporty. Ide o veľmi flexibilné a výkonné nástroje, ktoré umožňujú prepájať dve zdrojové tabuľky a zobrazovať súhrnné aj detailné dáta, výpočty a prevádzať dáta na základe zložitejšie formulovaných podmienok. Saved searches tak ponúkajú štruktúrované dátové tabuľky, ktoré môžete exportovať na následnú analýzu, napr. v programe Excel. Ponúkajú tiež možnosť zasielať e-mailové notifikácie na základe splnených kritérií, prípadne na pravidelnej báze (napr. raz týždenne). Práve funkcionalita notifikácií otvára ďalšie možnosti v rámci reportingu.
Workbooks: umožňujú previesť veľké dátové sety prepájajúce viacero úrovní zdrojových tabuliek do výsledného reportu v podobe tabuľky, kontingenčnej tabuľky alebo grafu. Vzhľadom na ovládanie na základe princípu Drag&Drop je ich používanie ľahké aj pre začínajúcich používateľov. Z jedného zdrojového datasetu môžete vytvoriť hneď niekoľko reportov naraz – vo všetkých vyššie uvedených formátoch. Workbook je najlepšou voľbou v prípade, keď potrebujete vytvoriť komplexný report, ktorý zhromažďuje informácie z viacerých zdrojových tabuliek. Výsledné dáta je možné exportovať do textového formátu alebo XML na zdieľanie medzi systémami, podobne ako pri iných nástrojoch.
Kľúčové charakteristiky reportovacích nástrojov NetSuite môžeme zhrnúť do nasledujúcich bodov:
- Efektívna náhrada manuálnej evidencie v tabuľkových procesoroch vďaka spracovaniu dát z jednej databázy
- 360° uhol pohľadu na business používateľov (najmä v kombinácii s integráciou na externé systémy)
- Flexibilita pri zdieľaní – nástroje možno zdieľať so všetkými používateľmi, prípadne, naopak, ich možno obmedziť na jednotlivca alebo skupinu ľudí podľa stanovených kritérií
- Podpora multi-booku, teda reportovanie na základe rôznych účtovných štandardov a požiadaviek
- Používateľská nenáročnosť – nevyžadujú znalosť databázového jazyka či kódovania, takže používateľ je takmer nezávislý od IT podpory
- Rýchla tvorba a jednoduchá customizácia
- Možnosť filtrovania na základe zvolených parametrov
- Variabilita v rámci exportu – excel, pdf, zasielanie e-mailom
- Možnosť reportovať vo viacerých dimenziách
Zhrnutie
Výkonné, prístupné, ľahko ovládateľné, so širokou škálou prednastavených funkcií a zároveň s vysokou variabilitou a možnosťou personalizácie. Týmito slovami možno zhrnúť vlastnosti reportovacích nástrojov NetSuite. Zložitosť a forma reportov, ktoré môžete vytvárať, nie je takmer nijako obmedzená – jednoduchý report môžete vytvoriť za niekoľko sekúnd a zároveň si postaviť výkonný nástroj, ktorý poskytuje komplexné dáta získané vo viacerých dátových dimenziách. V neposlednom rade si môžete NetSuite prepojiť s externým systémom a vďaka svojej architektúre môže slúžiť ako hlavný reportovací nástroj.
