Prelomenie chaosu: ako efektívne zmapovať a optimalizovať proces uzávierky vo firme?
Pre mnohé spoločnosti je proces uzávierky každoročnou výzvou a skúškou nervov. Existujú však aj podniky, ktoré túto činnosť zvládajú s prehľadom. A to vďaka starostlivo nastaveným procesom a spoľahlivým systémom. Častým dôvodom problematického a nedotiahnutého procesu uzávierky bývajú nevyriešené otázky kompetencií a zodpovedností zúčastnených osôb či nadväznosti jednotlivých činností. Bežne sa tiež stáva, že firma sa v snahe všetko zjednodušiť dostane do pomyselného začarovaného kruhu – pri hľadaní riešení nevyriešených otázok zistí, že nájsť toto riešenie je extrémne ťažké práve preto, že proces je nedotiahnutý… Následne sa do všetkého zamotá, tápe a z pôvodne plánovaného zjednodušenia sú len komplikácie, ktoré utnú akýkoľvek pokus o vylepšenie. Je vám to povedomé? Nezúfajte. Pripravili sme prehľad základných okruhov a otázok, na ktoré sa v rámci procesnej analýzy zamerať. Postupujte systematicky, krok za krokom:
Čo všetko uzávierka vlastne zahŕňa?
Základom úspešne zvládnutej uzávierky je znalosť toho, ako celý proces funguje. Na to slúži tzv. „mapovanie procesov“. Mapovanie vám pomôže odhaliť slabé miesta procesu a ukáže vám, ktoré úkony vyžadujú najviac úsilia a času. Zároveň vďaka nemu skontrolujete, či máte všetky potrebné dáta v jednom systéme, alebo zbytočne strácate čas presúvaním a tiež si môžete overiť, či súbory a dokumenty ukladáte a zdieľate efektívne a prehľadne. Môže sa to zdať ako drobnosť, ale zjednotené názvy súborov a ich ukladanie tak, aby ich všetci zúčastnení pohodlne našli, urobia veľa.
Toto samozrejme platí nielen v prípade uzávierky, ale naprieč procesmi v celej spoločnosti. Nesystematickosť bez plánu a jasne nastavených procesov a pravidiel obvykle vedie ku komplikáciám.
Ako tečú dáta a cez aké systémy?
Keď už máte skontrolované, či pomenovávate a ukladáte potrebné súbory tak, aby sa v nich ľudia vyznali, zamerajte sa hlbšie na problematiku dát a informácií – kde presne máte všetky dáta uložené? Kto všetko k nim má prístup? Ste schopní dáta zo systému dostať nielen rýchlo, ale aj v potrebnej forme a kvalite? Ako dlho čakáte na dodanie jednotlivých dát a koľko ľudí s nimi musí pracovať, aby boli prezentovateľné? Na uzavretie účtovných kníh napríklad potrebujete vedieť, koľko bolo vygenerovaných výnosov. K tomu sú potrebné dáta nielen z predaja, ale aj z radu ďalších oddelení, ktoré ovplyvňujú príjmy. Väčšinou potrebujete aj dáta týkajúce sa skladových zásob či dlhodobého majetku a ďalšie podklady na hlásenie. Starostlivé zmapovanie a optimalizácia tohto procesu je skutočne na mieste.
Kto má aké kompetencie a zodpovednosti?
Osoba, ktorá má vo firme zodpovednosť za uzávierku ako celok, býva celkom jasná. Ale viete, kto ďalší je do procesu zapojený a čo presne má na starosti? A vedia všetci zapojení, v akej forme, kedy a komu majú svoju vypracovanú časť projektu odovzdať? Pokiaľ nie, zamerajte sa na nápravu a zaistite, aby všetci zamestnanci, ktorí sa na závierke podieľajú, mali prehľad o tom, ako presne celý proces prebieha – zjednodušene kto, kedy, čo a komu. Bez toho bude stále dochádzať k zbytočným oneskoreniam a nedorozumeniam.
Keď už máte celý proces poriadne zmapovaný, pridávame ešte niekoľko tipov ako si ho zjednosušiť:
Jednoduchšia účtovná osnova
Čím objemnejšia účtová osnova, tým viac chýb. Zjednodušenie stoviek rôznych kódov účtov a ich obmien uľahčí život nejednému zamestnancovi. Ale pozor, pred zjednodušením účtovnej osnovy nezabudnite nájsť nový spôsob sledovania výkonu a reportingu – účtovná osnova obvykle býva nafúknutá preto, že firma sleduje prevádzkovú výkonnosť a účtovný systém je pre ňu jediným spôsobom, ako to urobiť.
Medzipodnikové účtovníctvo
Podnikáte vo viacerých entitách, ktoré medzi sebou obchodujú? Potom vám pojmy ako „eliminácia“ alebo „konsolidácia“ nebudú úplne cudzie. Ako sa riešia vzájomné transakcie a obchody medzi jednotlivými entitami a obchodnými jednotkami? Kto je zodpovedný za jednotlivé závierky na úrovni samotných entít a kto následne zodpovedá za proces konsolidovanej závierky? Akým štýlom prebieha komunikácia? Sú procesy nastavené správne už na úrovni entít? Používate softvér na medzipodnikové transakcie alebo vám stačí Excel? Oplatí sa štandardizovať proces uzávierky pre všetky vaše entity? Zmapujte a vyhodnoťte, ktorá entita má najlepšie zorganizovaný proces a použite ju ako muster pre ostatných
Checklist
Zostavte si uzávierkový checklist, vďaka ktorému budete stále vedieť, kde presne sa v procese nachádzate, kto je za čo zodpovedný, ako na seba jednotlivé kroky nadväzujú, aké aktivity a jednotlivé medzi kroky pokrývajú a v akom časovom horizonte. Tento prehľad vám uľahčí prácu, zjednoduší orientáciu a spresní časový rámec. Nepotrebujete na to žiadny špeciálny program, postačí tabuľka v Exceli, ktorú budete zdieľať na cloudovom úložisku alebo v inom systémovom riešení, ktoré používate.
Zaujali vás naše tipy? Radi vám pomôžeme s ich realizáciou. Pár hodín práce skúseného konzultanta a jeho „pohľad zvonku“ vám pomôže nielen zmapovať a zhodnotiť vaše doterajšie nastavené systémy, ale aj navrhnúť optimálne riešenie, ako proces uzávierky maximálne zjednodušiť a zefektívniť. Z tejto investície môžete ťažiť mnoho rokov a uľahčiť prácu sebe samým, svojim najbližším kolegom i celému kolektívu.
