Výber podnikovej aplikácie pohľadom projektového managementu

Proces výberu ERP/CRM alebo iného podnikového riešenia (HR systém, výrobné riešenie atď.) nie je úplne jednoduchá cesta. Jednou z tých najzložitejších častí býva hľadanie odpovedí na zásadné otázky: kde a ako začať? Na trhu existuje veľké množstvo dodávateľov, riešení a prístupov. Minulý newsletter nám priblížil ako je možné počas výberu nahliadať po funkčnej stránke, čomu sa vyvarovať a na čo si dať pozor. Tentokrát sa pozrieme na to, na čo by ste pri výbere (nového systému) nemali zabudnúť z hľadiska projektového managementu? Možno si hovoríte, že toto je úplne jasné, ale pravdou je, že často dochádza k opomenutiu dôležitých faktov.

Typickými oblasťami, na ktoré by sa nemalo zabúdať sú:

Časové okno

Tzv. „time frame“ je zásadnou otázkou pri výbere (nielen) ERP riešení. Implementácia systému nie je len o konfigurácií. Celková implementácia zaberie čas, s ktorým je potreba dopredu počítať a realisticky ho odhadnúť. Ako dlho bude implementácia trvať, záleží na type systému, na veľkosti vašej firmy, skúsenostiach implementačného partnera, časových možnostiach z vašej strany, a v neposlednej rade na tom, aký postup zvolíte. Či budete chcieť implementovať všetko naraz, tzv. „big bang approach“, alebo uprednostníte postupnú, fázovanú implementáciu, niekedy taktiež nazývanú ako „stairway approach“. Výhodou postupného prístupu je, že berie v úvahu vaši kompletnú kapacitu a zohľadňuje napr. sezónnosť, uzávierky, obdobie dovoleniek apod. Ďalej je dobré už pri výbere riešení myslieť na orientačný plán implementácie. Samozrejme netreba očakávať, že vám potenciálny implementačný partner hneď v úvode navrhne podrobný plán, ktorého sa potom budete musieť držať, ale je dobré hneď v úvode odhadnúť svoje časové limity. Nezabudnite sa taktiež spýtať, kde môžu v rámci implementácie potenciálne nastať nejaké problémy a aké je ich riešenie.

Organizácia implementácie

Túto kapitolu môžeme nazvať aj jej typickým názvom „projektový management“, aj keď samotná organizácia implementácie predstavuje len časť projektového managementu. Už v priebehu výberu systému je vhodné do zadávacieho systému zahrnúť otázku, kto zo strany implementačného partnera sa bude podieľať na vašom projekte. Je pochopiteľné, že od partnera vo výberovej fázy nemôžete očakávať plnú alokáciu jeho zdrojov, ale chcete poznať aspoň hlavnú kontaktnú osobu pre váš projekt a vedúceho tímu na funkčné alebo technické časti. Zároveň je na mieste otázka, akým štýlom bude váš projekt riadený. Veľmi jemne sme sa toho dotkli už v predchádzajúcom odstavci. Existuje niekoľko spôsobov akú metodiku zvoliť, či „agile“ (vyznačuje sa pripravenosťou a schopnosťou rýchlej reakcie a má vynaliezavý a flexibilný charakter) alebo klasický prístup „waterfall“ (vyznačuje sa tým, že predpokladá predom jasne daný plán, teda sekvenčný postup od analýzy). Rovnako si nezabudnite určiť ako to bude s internými zdrojmi –  kto a v akých kapacitách bude v priebehu implementácie k dispozícií. Ako sa bude ďalej postupovať projektom, je jasné, že mnohé zdroje z vašej spoločnosti budú súčasťou implementácie napríklad ako osoby, ktoré budú v novom systéme testovať svoje procesy.

Implementácia nového systému alebo aplikácie je veľkým zásahom do zavedených a historických procesov, toku dát a zabehnutých zvyklostí v spoločnosti. Preto nepodceňujte tzv. „change management“ alebo riadenie zmien. Je dokázané, že určitá časť zamestnancov bude voči zmene rezistentná a nebude ju vítať s otvorenou náručou. Práve preto dbajte na dostatočnú komunikáciu zmeny naprieč spoločnosťou a nezabudnite vysvetľovať, aké výhody a zmeny tento projekt prinesie. Ďalej je na mieste zistiť, aký nástroj sa bude používať k sledovaniu vývoja a pokroku v implementácií, alebo prípadne definovať, či sa jedná o klasické Excel súbory, plánovač aktivít, či pokročilé systémy pri rozsiahlych implementáciách ako JIRA.

Náklady na licencie

Mnoho systémov je štruktúrovaných ako modulové systémy a náklady sa tak počítajú na licencie na jednotlivé moduly. Tento prístup bude čím ďalej rozšírenejší a cenotvorba sa bude odvíjať práve od neho. V procese výberu ERP riešení vám môže daný dodávateľ rozdeliť implementáciu na viac fáz a s každou z nich sú spojené náklady naviac, a to ako na licencie, tak na implementáciu. Je dobré hneď na začiatku vedieť, aké sú potenciálne ďalšie náklady s rastom, k ktorému môžete v budúcnosti smerovať. Ďalej je samozrejme na zmluvných podmienkach, v akých intervaloch sú riešené platby (kvartálne, ročne) a ako sa rieši prípadné navýšenie. Zamerajte sa taktiež na to, aká je podpora od poskytovateľa licencie, to znamená komunikácia, ochota vysvetliť nové funkcionality a možnosti, zdieľať materiály a iné prezentácie nových funkcionalít a modulov apod.

Náklady implementácie

Náklady na samotnú implementáciu systému sú samostatnou kapitolou a líšia sa od nákladu na licencie, teda nákladu na samotný systém. Náklady sa môžu líšiť od toho, akú cenovú kategóriu daný partner volí, a samozrejme od všetkých implementovaných funkcionalít, spôsobov implementácií, veľkosti, či náročnosti. Je dobré mať na pamäti to, že v priebehu implementácie môže nastať situácia, kde sa odhadované implementačné náklady budú zvyšovať. K tejto situácií môže dôjsť napr. pri zmene rozsahu či plánu implementácie, pridaním nových požiadaviek alebo funkcionalít.

Náklady na riešenie od tretích strán, prípadná integrácia s inými systémami

Toto je téma, ktorá môže výrazne ovplyvniť rozsah implementácie, funkcionalitu systému a v neposlednej rade aj cenu samotnej implementácie. Náklady riešení tretích strán sú väčšinou riešenia, ktoré môžu mať veľkú pridanú hodnotu pre vaše procesy a sú ľahko integrovateľné s vami vybraným riešením. Veľká časť poskytovateľov ERP riešení má už dnes sieť svojich preverených dodávateľov riešení, ktoré výrazne zatraktívňujú daný systém a dodávajú mu nadstavby funkcionalít. Je tu otázka, či budú tieto riešenia zdarma, alebo za poplatok, a aké sú obchodné podmienky. Môže sa stať, že náklady na toto riešenie budú rozdelené na náklady za licencie a implementáciu. Nezabúdajte ani na detailné spracovanie technickej dokumentácie, prevedenie integrácie a testovania. Náklady na integráciu často nie sú vôbec zanedbateľné, je preto dobré sa tomuto bodu venovať detailnejšie.

Školenie a podpora

Akou formou budú prebiehať školenia (online, osobne) a čo bude ich obsahom? Otázkou školení je dobré ujasniť si už na začiatku, a to nielen obsahovo, ale aj finančne – je školenie zahrnuté v nákladoch na implementáciu, alebo sa jedná o samostatnú kategóriu? A jedná sa len o vstupné školenie, alebo bude ich obsah aktualizovaný a rozširovaný? Obsah školení nám zároveň vymedzí, čo bude poskytovateľ školiť, v akom rozsahu a pre koho. To, s akou podporou v priebehu implementácie môžeme počítať, je vo veľkej väčšine prípadov už definované v implementačnej ponuke. Podstatná je taktiež informácia ohľadom dostupnosti „post go live“ podpory, teda podpory od implementačného partnera v dobe, kedy je systém v prvých týždňoch v produkcií.

Referencie

Veľmi dôležitá časť, ktorá nám dáva informácie o tom, pre aké typy spoločností je daný systém vhodný a aké sú skúsenosti s konkrétnou oblasťou podnikania. Je dosť možné, že referencie od poskytovateľa systému sa môžu líšiť od referencií implementačného partnera. Zamerajte sa teda na oboje – referencie implementačného partnera nám môžu poskytnúť indikáciu, aké sú skúsenosti daného partnera, s akými podnikmi a typmi implementácií majú skúsenosti.

Výber ERP riešení nie je jednoduchá záležitosť, ale dobrý plán a jasná identifikácia toho, čo sa od daného systému očakáva, vám zaistí hladký priebeh celého procesu implementácie a obmedzí prípadné negatívne dopady. Veríme, že posledné dva newslettre vám v tomto ohľade boli užitočné a ukázali vám, na čo klásť dôraz a čo pri výbere ERP nevynechať. Každý z newslettrov sa pre lepší prehľad zameral na inú oblasť, ale nikdy sa na tieto dve stránky nemôžeme pozerať oddelene, pretože spolu veľmi úzko súvisia.

Budeme radi za vašu spätnú väzbu a taktiež za prípadné zdieľanie vašich skúseností s výberom ERP systému. Ak sa práve v tomto procese nachádzate a nie ste si čímkoľvek istý, ozvite sa nám a my vám radi poradíme!