Digitalizácia HR procesov je výhra pre firmu a ich zamestnancov
Digitálne technológie a sociálne médiá menia svet okolo nás. Mení sa aj spôsob, akým spoločnosti podnikajú, komunikujú a efektívne riadia interné procesy. Doba covidu nám jasne ukázala, že situácia sa môže zmeniť doslova zo dňa na deň a poukázala na to, aké je dôležité mať HR procesy čo najviac digitalizované.
Ako teda na úspešnú implementáciu a pretavenie digitalizácie do praxe? Prvým krokom by mala byť analýza toho, ako dané HR procesy vo firme vyzerajú a ako sú nastavené. Vďaka tejto analýze zistíte, ako procesy fungujú, aké sú ich vstupy a výstupy a vzťahy. Po dôkladnej analýze je čas na identifikáciu vyhovujúceho IT riešenia, ktoré vám pomôže všetky procesy jednoducho a efektívne digitalizovať a dosiahnuť tak časovej úspory, ale taktiež zredukovať papierovanie a štandardizáciu daných procesov.
Všeobecne môžeme HR procesy rozdeliť do niekoľko základných oblastí. Ich digitalizácia pomôže všetkým – zamestnávateľovi, súčasným zamestnancom aj uchádzačom o prácu. Prvou zásadnou oblasťou je hľadanie nových ľudí a ich nábor. Pre úspech v tejto oblasti je zásadná rýchlosť výberu (príliš dlhé rozhodovanie môže firmu pripraviť o kvalitných uchádzačov) a dobrá komunikácia a koordinácia vnútri firmy, vzhľadom na to, že na výbere nových kandidátov sa často podieľa aj niekoľko vedúcich pracovníkov naraz. V rámci náboru naviac dochádza k prvému kontaktu potenciálneho zamestnanca s firmou a táto skúsenosť nezriedka hrá veľkú rolu pri prijímaní pracovnej ponuky.
Druhou veľkou skupinou procesov sú onboarding a offboarding zamestnanca. Hlavnú rolu tu hrajú administratíva a dodržovanie určitých povinných termínov. Digitalizácia a automatizácia týchto procesov vám umožní výraznú úsporu času aj zdrojov HR oddelenia, nehovoriac o tom, že si pohodlne zaistíte, aby sa nezabudlo na žiadny z dlhého zoznamu potrebných dokumentov. V rámci digitalizácie naviac získate aj digitálny podpis, ktorý je v dnešnej dobe home-office nenahraditeľný, šetrí čas a dáva zamestnancom toľko žiadanú flexibilitu.
Tretia zásadná oblasť je pálčivé ukladanie a správa dát o zamestnancoch, kde je treba neustále myslieť predovšetkým na transparentnosť, aktuálnosť a zabezpečenie. Vďaka vhodne nastavenej digitalizácií budete mať istotu, že všetky informácie o vašich zamestnancoch sú spravované v súlade so zákonom, sú bezpečne uložené a všetky zmeny sú zaznamenané. Zároveň získate možnosť analýzy a reportingu, čo značne urýchľuje a zefektívňuje prácu.
Štvrtá oblasť HR procesov je zameraná na rozvoj a riadenie talentov a úzko súvisí s kultúrou organizácie. Pre každého dobrého zamestnávateľa by malo byť extrémne dôležité neustále vzdelávať svojich zamestnancov, uchovávať ich know-how a priebežne vychovávať budúcich manažérov. Súvisiacim procesom je hodnotenie a spätná väzba zamestnanca. Digitalizácia vám opäť umožní držať tieto dôležité procesy pod kontrolou a mať všetky potrebné informácie aktualizované, prehľadné a flexibilne k dispozícií. Poslednou veľmi dôležitou oblasťou procesov sú odmeňovanie, benefity a nastavenie motivačných programov. Automatizáciou a systémovým nastavením procesov opäť ušetríte čas, peniaze a minimalizujete chybovosť, ku ktorej bez digitalizácie dochádza veľmi často, obzvlášť v prípade väčších podnikov.
Atraktívnym cloudovým riešením pre malé a stredne veľké podniky je napríklad systém pre všetky HR procesy Bamboo HR, ktorý je intuitívny a jednoduchý a zároveň veľmi efektívny. V ponuke nájdete základný balíček procesov HR managementu s takzvaným praktickým „self-servisom“ pre zamestnancov, ktorý môžete podľa výberu doplniť ďalšími časťami, ako sú balíčky Onboarding, Offboarding, Školenie a ďalšie. S prípadnou implementáciou systému a následnou podporou vám samozrejme pomôže tím odborníkov.
A hlavné výhody prípadnej zmeny? Na začiatku získate analýzu súčasného stavu spoločnosti, ktorá sa vždy hodí a vďaka následnému vylepšeniu HR procesov a odstránenia prípadných chýb pomôžete k rastu a vyššej efektivite. Výhody digitalizácie, bez ktorej už dnes ďalší rast firiem v podstate nie je možný, vám veľmi rýchlo vykompenzuje vstupné náklady na tento prechod. Najväčšími výhodami digitalizácie sú bezpochyby obmedzenie papierovania a s tým súvisiaca úspora času a väčšia transparentnosť, bezpečne uložené dáta a možnosť s nimi ďalej efektívne pracovať pomocou analýz, zjednodušenia reportingu a zaznamenávania odpracovanej doby, finančnej úspory a automatizácie rutinných činností. Zamestnancom potom digitalizácia v oblasti HR prinesie väčšiu flexibilitu, jednoduchšie vykazovanie dovoleniek, nemocenských, rýchlejšie zaznamenávanie zmien v osobných údajoch a v neposlednej rade taktiež rýchlejší a transparentnejší priebeh výberových riadení. Alternatívou pre spoločnosť rôznych veľkostí v Česku aj na Slovensku môže byť taktiež mzdový a personálny systém Nugget SW, ktorý ponúka flexibilné riešenie na mieru pre mzdy a personálne záležitosti, vrátane portálu pre zamestnancov
Zaujíma vás zlepšovanie HR procesov a chcete sa o tejto oblasti dozvedieť viac? Náš odborný tím vám rád pomôže a ušije vám riešenie na mieru.
