5 najčastejších výziev finančných oddelení – ako si s nimi poradiť?
V našej praxi sa veľmi často stretávame s tým, že finančné oddelenie a jeho zamestnanci sú konfrontovaní s potrebou digitalizácie a majú otázky, ako sa tento proces odrazí v ich pracovnej náplni, zodpovednosti a vo firemných procesoch. Čím ďalej, tým viac sa stretávajú s výrazmi ako digitalizácia, automatizácia, robotizácia, rýchlo sa meniace prostredie, blockchain, nové systémy a ich implementácia, požadované nové schopnosti a kompletná transformácia doterajšej práce.
Optimalizácia finančných procesov v súvislosti s novými technológiami je pre každú spoločnosť samozrejmosťou, aby dlhodobo obstála v konkurenčnom prostredí. Existujú však rôzne fázy, v ktorých sa spoločnosť a jej finančné oddelenie nachádzajú, a tomu by mali zodpovedať ponúkané služby odrážajúce aktuálny stav a zároveň ciele a potreby každej spoločnosti zvlášť.
Vďaka našim skúsenostiam vieme, že všeobecné odporúčania nefungujú a je veľmi dôležité úzko komunikovať a spolupracovať, aby sme vám pomohli definovať vašu aktuálnu pozíciu a budúce smerovanie, a podporili vás tak v celom finančnom procese. Vždy je potrebné spoločne si stanoviť ambiciózne, ale zároveň realizovateľné plány a ciele, ktoré vás posunú na vyššiu úroveň. Neznamená to nutne, že ďalšou úrovňou bude kompletná digitalizácia a transformácia vášho finančného oddelenia. Postupné kroky môžu zahŕňať zmeny technológií, procesov alebo ľudí (rola, kultúra, schopnosti). V tomto prípade vám môžeme pomôcť s vytvorením rozsahu projektu, komunikačným plánom, finančnou kontrolou projektu a pod. Neoddeliteľnou súčasťou spolupráce je stanovenie strategickej transformácie vášho finančného oddelenia, čo má zásadný vplyv na dlhodobý úspech spoločnosti.
Zmena je s trochou nadhľadu jediná konštanta v dnešnom turbulentnom svete. Je úplne pochopiteľné, že pre firmy je často náročná, nejasná a ťažko definovateľná, ale predstavuje dôležitý prvok pre rast, ktorý umožňuje firmám využívať strategické príležitosti. Na základe našich skúseností sa spoločnosti stretávajú s problémami, ako je:
Optimalizácia a úprava účtovnej osnovy
Veľká a nafúknutá účtovná osnova vedie k problémom s nesprávnym používaním účtu, nevýznamnými zostatkami na účtoch, rozsiahlymi školeniami účtovníkov, vyššími nákladmi na audit a nesprávnymi účtovnými výkazmi. Niekedy spoločnosť nahrádza stratégiu vedenia výkazov veľkými účtovnými osnovami, najmä malé účtovné jednotky sa snažia používať účtovnú osnovu ako svoj nástroj na reportingovú stratégiu.
Čo môžeme urobiť pre zlepšenie?
Na základe našich skúseností je prvým krokom posúdenie súčasnej účtovnej osnovy, ujasnenie si, ktoré účty už nie sú platné, a vytvorenie novej štruktúry vašich účtov a tomu zodpovedajúci reporting. Typický príklad: Potrebujeme samostatné účty pre každého dodávateľa len preto, lebo je to pohodlné a zvykli sme si na to? A vieme odpovedať na otázku, či to má pre nás pridanú hodnotu? Potom je nutné znovu navrhnúť a implementovať účtovnú osnovu s využitím prevodových mostíkov/mapovania.
Uzávierkový proces (mesačná a ročná uzávierka)
Straší vás predstava účtovnej uzávierky? Alebo to zvládate v pokoji a bez námahy vďaka zabehnutým procesom a spoľahlivým systémom? Či je to už tak, alebo onak, zozbierali sme pre vás pár osvedčených praktických tipov, ktoré vám môžu pomôcť zvládnuť túto neobľúbenú činnosť lepšie. Aj keď je každá spoločnosť nastavená inak a má iné interné procesy, pevne veríme, že krátky návod využijú oddelenia rôznej veľkosti.
Čo môžeme urobiť pre zlepšenie?
Pripravili sme si pre vás päť krokov, ktoré považujeme za kľúčové a ktoré môžu pomôcť zrýchliť proces uzávierky. Kroky sú, samozrejme, prepojené a k úprave uzávierkového procesu je potrebné pristupovať komplexne, ale i napriek tomu veríme, že čiastočná aplikácia týchto rád vám môže pomôcť.
- Krok 1: Mapovanie procesov
Nedostatok systematických plánov a jasne nastavených procesov a pravidiel môže viesť k problémom a komplikáciám. - Krok 2: Dátový tok
Vyžaduje zber dát z predaja, projektového manažmentu, dopravy a prípadne ďalšieho oddelenia s väzbou na výnosy a náklady spoločnosti. - Krok 3: Definícia zodpovednosti
Má vaša spoločnosť stanovené, kto je zodpovedný za daný proces alebo jeho časť? Pravdepodobne viete, kto je zodpovedný za vašu účtovnú uzávierku. Vie však táto osoba, akou formou a komu poskytnúť informácie? A je si toho vedomá osoba preberajúca ďalšiu činnosť alebo časť procesu? Ak nie, môže to viesť k zbytočným chybám, oneskoreniam a nedorozumeniam. - Krok 4: Zamotaná účtovná osnova
Príliš zložitá účtovná osnova vedie k chybám. Môžu existovať účtovníci, ktorí trávia desiatky rokov v jednej spoločnosti a ktorí si pamätajú stovky rôznych kódov účtov a ich variácií, ale pre väčšinu pracovníkov to neplatí, preto je dôležité mať zrozumiteľnú a štruktúrovanú účtovnú osnovu. - Krok 5: Vnútropodnikové účtovníctvo
Malo by vám poskytovať detailný obraz o nákladovej náročnosti, efektivite a pridanej hodnote jednotlivých firemných procesov a produktov na úrovni cost drivers, ako sú nákladové strediská, zákazky a profit centra, ktoré zároveň zodpovedajú základnej štruktúre účtovných controllingových objektov pri procese plánovania.
Evidencia činností/aktivít
Všetko vyššie uvedené vám pomôže pri vytváraní kontrolného zoznamu pre účtovnú uzávierku, t. j. plánu, ktorý vám ukáže, kde sa práve nachádzate, kto je za jednotlivé kroky zodpovedný, ako na seba tieto kroky nadväzujú a ktoré činnosti a v akom období pokrývajú.
Nájdenie správneho mixu technológií
Zefektívnenie dát a prispôsobenie nových technológií by malo byť kľúčovou súčasťou budúceho plánu spoločnosti/finančného oddelenia, pretože to pomôže poskytnúť finančným riaditeľom informácie a istotu, aby mohli v týchto náročných časoch prijímať ťažké, ale fundované rozhodnutia.
Čo môžeme urobiť pre zlepšenie?
Z našich skúseností vyplýva, že mnohé spoločnosti prevádzkujú celý rad softvérových platforiem (ERP, nástroj na účtovníctvo, CRM, HR nástroj, konsolidačný nástroj a excelové tabuľky) alebo investovali do technológií, aby zdanlivo vyriešili svoje problémy, ale stále im chýba ľudský talent na ich prevádzku. Uistite sa, že rozumiete technológiám a máte správnych ľudí, ktorí technológie používajú, pretože oddelené systémy často vyžadujú ručné zadávanie dát pomocou tabuliek, napríklad v programe Excel, a sú jedným z hlavných dôvodov, prečo veľa organizácií nevyužíva celý potenciál implementovaného riešenia. Z našich skúseností je kľúčom k tomu, aby ste si vytvorili IT/systémovú stratégiu, mysleli na svoje procesy a na nové procesy v softvérových platformách alebo aplikáciách, nájdenie správneho mixu technológií. Mať silný systém a vybudovať okolo neho infraštruktúru je riešenie, ktoré sa vypláca.
Získavanie a udržanie talentov
Výzva súčasnosti je nájsť správny talent. Aj v ére digitalizácie sú ľudia kľúčovým faktorom, ktorý rôznymi spôsobmi ovplyvňuje smerovanie vášho oddelenia. Ako teda nájsť, alokovať, využiť a udržať tých správnych ľudí? Ako zvoliť a používať správnu komunikáciu? Za súčasných meniacich sa podmienok museli finanční riaditelia nechať svojich zamestnancov pracovať z domu. Ako používať správne komunikačné nástroje? Ako spoznám, že na požadované procesy využívam vhodných ľudí a že je to efektívne?
Čo môžeme urobiť pre zlepšenie?
Nájsť správny talent je skôr otázka interných HR/náborových procesov, čo by mohla byť zaujímavá téma, ale inej diskusie. Prvým krokom je zmapovanie interných procesov a kontrola efektivity. Podľa našich skúseností je dobrým nástrojom napríklad kapacitná štúdia, teda súpis informácií z dostupných zdrojov, založených na podrobnom zbere dát, ktorý identifikuje kapacity a limity týchto zdrojov (ľudských, materiálnych alebo technických). Môžete sa potom lepšie rozhodovať na základe dát, aký proces je najlepšie zefektívniť.
Manažérsky reporting
Súčasný turbulentný svet s globálnym prepojením všetkých hodnotových reťazcov, ktoré majú priame aj nepriame vplyvy na jednotlivé firemné procesy, kladie vysoké nároky na finančné podnikové systémy a ich správne nastavenie. Výstupy z manažérskeho účtovníctva by vám mali v reálnom čase poskytovať relevantné podklady pre efektívne finančné riadenie spoločnosti.
Čo môžeme urobiť pre zlepšenie?
Predpokladom účinného fungovania finančno-manažérskeho reportovacieho systému je prepracovaná organizačná štruktúra vašej spoločnosti z pohľadu vymedzenia právomocí a zodpovedností a na to nadväzujúca ekonomická štruktúra jednotlivých zodpovednostných stredísk v podobe nákladových stredísk, zákaziek a profit centier. Tieto controllingové objekty by mali byť vo vašom finančnom informačnom systéme definované na takej úrovni detailu, v ktorej ste schopní alokovať náklady a výnosy z podnikateľskej činnosti, a zároveň na tejto najnižšej úrovni stanovovať ciele a plánovať jednotlivé rozpočty. Na základe tohto nastavenia vášho ERP a správnej a včasnej alokácie finančno-účtovných hodnôt na jednotlivé objekty ste schopní dostať relevantné ekonomické výstupy v reálnom čase pre efektívne manažérske rozhodovanie.
Myslíme si, že väčšina výziev sa najlepšie zvláda spoločne, prostredníctvom spolupráce, preto budeme radi, keď nám poskytnete spätnú väzbu a prípadne sa s nami podelíte o vaše skúsenosti a my vám na revanš budeme môcť pomôcť. V RSM Technology máme radi výzvy, riadime sa heslom „nič nie je nemožné“ a chceme meniť biznis okolo nás. Poďme do toho spoločne.
