Ako si vybrať správny podnikový systém (ERP)?

Rozhodli ste sa zaobstarať si ERP systém? Rovnako ako pri každom dôležitom obchodnom rozhodnutí začnete objasnením svojich cieľov a očakávaní a zapojíte kľúčové zúčastnené strany, ktoré môžu ťažiť z úspešnej implementácie najviac (a najviac stratiť, ak nastanú problémy). Hneď ako budete toto mať, môžete sa pustiť do porovnávania ponúk vhodných pre vaše podnikanie.

Do výberu systémov sa môžete pustiť úplne sami alebo môžete požiadať o radu konzultanta, ktorý vám pomôže vyhodnotiť možnosti a pomôže zostaviť podrobnejšiu žiadosť o ponuku. V prípade spolupráce s externistom je však potrebné počítať s tým, že niektorí konzultanti sa môžu špecializovať na prácu iba s jedným alebo s niekoľkými preferovanými poskytovateľmi ERP.

Nákup systému ERP. Prečo by ste ho mali mať aj vy?

Keď zúžite okruh potenciálnych poskytovateľov ERP, vytvorte si kontrolný zoznam implementácie systému a položte jednotlivým poskytovateľom konkrétne otázky týkajúce sa technickej podpory, riešenia problémov a nákladov. Ide napríklad o:

• Časové okno. Ako dlho bude implementácia trvať? Ako vyzerá podrobný plán? Aké zdroje budeme musieť poskytnúť a kedy? Ako sú prevádzkové narušenia obmedzené a kedy môžu nastať?
• Prispôsobenie. Do akej miery je možné prispôsobiť systém našim potrebám? Kde sú prispôsobenia skutočne nevyhnutné a kde môžeme použiť moduly, zostavy alebo iné zdroje, ktoré už poskytovateľ pre naše odvetvie vytvoril? Rozumie poskytovateľ tomu, kde sú naše procesy a požiadavky skutočne jedinečné?
• Projektový manažment. Ako bude poskytovateľ riadiť náš projekt? Budeme mať skúsenú kontaktnú osobu? Kto z nášho tímu sa bude podieľať na implementácii? Ako nám poskytovateľ pomôže sledovať pokrok? Komu zavoláme, ak nastane problém? Ako rýchlo poskytovateľ zareaguje?
• Použiteľnosť. Prijatie používateľa je základným prvkom úspešného nasadenia ERP. Zistite, aké intuitívne a jednoduché je použitie aplikácie v rôznych rolách.
• Náklady na predplatné. Ako sú v usporiadaní predplatného štruktúrované náklady? Aké náklady sa hradia vopred, čo sa platí mesačne a ako zmluva rieši zmeny (napríklad zvýšenie využitia)?
• Náklady na projekt. Môže naša implementácia priniesť ďalšie náklady? Kde najčastejšie dochádza k zvýšeniu nákladov?
• Migrácia dát. Čo by sme mali vedieť o migrácii našich nastávajúcich dát? Sme s poskytovateľom ERP zajedno pri hodnotení zložitosti migrácie zo starších systémov, čistenia dát, eliminácie nadbytočných alebo zastaraných dát atď.?
• Aktualizácia a údržba. Ako budeme v systéme ERP vykonávať zmeny po implementácii? Aký je postup na pridávanie nových funkcií, zmien počtu používateľov, prispôsobenia nových prehľadov alebo iné úpravy? Aké zmeny budeme môcť vykonať? Môžeme napríklad vytvárať nové prehľady a otázky? Ktoré činnosti budú vyžadovať pomoc od poskytovateľa, odborného konzultanta alebo programátora?
• Flexibilita platformy. Ponúka predajca programovacie nástroje na prispôsobenie systému? Existuje silná komunita partnerov, ktorá ponúka doplnkové aplikácie podľa oddelenia alebo odvetvia a vopred pripravené integrácie s inými aplikáciami?
• Školenie. Aké školenia sú poskytované a aké sú náklady na ne? Sú školenia často aktualizované a rozširované?

Vyžadujte dôkladné predvedenie systému, aby si ho váš tím mohol vyskúšať, preskúmal jeho možnosti a lepšie si predstavil, ako by práca s týmto softvérom mohla reálne vyzerať.

Nezabudnite si vyžiadať referencie spoločností podobných tej vašej, ktoré implementovali rovnaký softvér, a venujte čas dôkladnej kontrole týchto referencií. Nebojte sa spýtať na detaily: Čo sa stane, keď nastane problém? Ako má firma riešenú používateľskú podporu? Ako dobre funguje softvér? Zamerajte sa taktiež na to, ako rýchlo si zamestnanci na daný softvér a jeho prostredie zvykli a ako dlho trvalo, než začali vidieť pridanú hodnotu vybraného systému.

Ako vytvoriť bussiness case pre nákup ERP?

Pred samotnou investíciou do ERP by ste sa mali uistiť, že vám systém niečo prinesie. S tým vám pomôže tzv. bussiness case, teda tzv. odhad, ktorý poskytuje informácie o nákladoch a funkčnosti ERP systému, či je už čisto vo finančnej, alebo v slovnej podobe, a vy to budete môcť jednoducho porovnať s nákladmi a rizikami implementácie. Pomôže vám to spraviť kvalifikovaný odhad a pohľad na to, aké ERP si vybrať a aké výhody prináša. Znamená to, že aj vám bude interne jasnejšie, čo od ERP očakávate, a môže vám to pomôcť v implementačnej fáze.

Ak chcete vytvoriť bussiness case pre ERP, začnite s problémami, ktoré potrebujete vyriešiť, a následne výhodami, ktoré chcete získať. Môžete očakávať, že niektoré z týchto výhod sa prejavia pomerne rýchlo, napríklad vyraďovanie servera z prevádzky a vyhnutie sa upgradom softvéru, ktoré už nepotrebujete. Iné môžu byť dlhodobejšie, napríklad 10 – 20 % rast produktivity po tom, čo budú všetci zamestnanci plne vyškolení a vy ste otestovali a implementovali všetky automatizované pracovné postupy, ktoré si predstavujete.

Starostlivo a realisticky taktiež kvantifikujeme náklady vrátane nákladov na plánovanie, implementáciu a školenie.

Pred desiatkami rokov boli systémy ERP primárne určené pre tie najväčšie spoločnosti a implementácia bola komplexná. Odvtedy sa však ale veľa zmenilo: EP systémy sa osvedčili a ich správa je jednoduchšia. Môžete jednoduchšie odhadnúť celkové náklady nielen na implementáciu, ale aj na údržbu vašich systémov. Ak sa na výber ERP poriadne pripravíte vopred, jeho nákup sa stane jednou z najúčinnejších akcií, ktoré môžete podniknúť na zvýšenie svojej konkurencieschopnosti!

Ak si nie ste istí, ozvite sa nám a my vám poradíme!